Dyskusje roundtables – zasady

Równoległe dyskusje roundtables to element konferencji angażujący wszystkich uczestników. Sesja ta umożliwia bezpośrednią wymianę opinii i doświadczeń na dany temat interesujący ograniczoną liczbowo grupę uczestników. To również okazja do spotkania i rozmowy z prowadzącym dane roundtable – do ich prowadzenia wybraliśmy osoby o dużej wiedzy i doświadczeniu. Poza rozmowa przy okrągłym stole stwarza możliwość poznania i zbudowania relacji z uczestnikami konkretnych spotkań – osób rzeczywiście zainteresowanych tematem.

Zapraszamy do zapoznania się z instrukcją dotyczącą sesji roundtables w krótkim materiale wideo:

Korzyści, jakie można osiągnąć wprowadzając sesje roundtables:

Możliwość wprowadzenia większej różnorodności tematycznej = b. szczegółowe tematy
Bezpośrednie dotarcie wyłącznie do uczestników zainteresowanych konkretnym tematem
Zaangażowanie uczestników – przestają być biernymi słuchaczami, biorą aktywny udział w sesji
Swobodny format, sprzyjający interakcji i wymianie doświadczeń oraz budowie relacji
W przypadku prowadzenia roundtable przez prelegenta, który ma wcześniej prezentację – możliwość realizacji pogłębionej sesji Q&A
Uczestnicy zyskują poczucie, że coś wspólnie wypracowują (wnioski, rekomendacje z roundtables – jeśli to zapowiemy wcześniej)

Ogólne uwagi

Wszystkie dyskusje w danej sesji odbywają się jednocześnie w jednej sali.
Czas trwania jednej rundy to 40 minut; zaplanowano dwie rundy dyskusji, czyli każdy z uczestników może wziąć udział w max. 2 dyskusjach.
Przy danym stole optymalnie powinno się spotkać 6-12 osób (istotne, że wszyscy powinni siedzieć!)
Nie używamy nagłośnienia (w ramach danego stolika).
Jeśli jest ku temu potrzeba i uzasadnienie, to można zrobić małą prezentację. Ale z doświadczenia wiemy, że lepiej jest pokazać wydrukowany materiał, slajd – jako ilustrację. Roundtable nie jest sesją z prezentacją, więc zalecamy wstrzemięźliwość z wszystkim, co wygląda jak prezentacja!
Prowadzący jest moderatorem dyskusji i liderem tematu, a nie wykładowcą – przede wszystkim chodzi o interakcję z uczestnikami.
Istotne jest angażowanie uczestników, zachęcanie do wymiany doświadczeń, rozstrzyganie wątpliwości.
Kluczową rolę odgrywa dyscyplina czasowa (na ekranie głównym będzie wyświetlany zegar). Nie przekraczamy przewidzianego na dyskusję czasu!
Stoliki będą jednakowo oznakowane (np. stolik nr 1 to temat „Temat numer jeden”). Na ekranie głównym będzie widoczna mapa sali z oznaczeniem, przy którym stoliku jest omawiany dany temat.
Temat danego stolika dobrze opisać – zamieścić tytuł i listę pytań, będących zaczynem do dyskusji. Proszę też wskazać dylematy i kwestie do poruszenia.
Wśród zarejestrowanych uczestników prowadzony będzie sondaż określający ich preferencje tematyczne. Dzięki niemu stworzymy listę osób zainteresowanych danym tematem i dowiemy się, czy dany temat warto omawiać w dwóch rundach, czy tylko w jednej, a nawet czy w ogóle go wycofać

To Państwo jesteście liderem/moderatorem jednej z takich dyskusji. Niżej zamieszczamy kilka pomocnych wskazówek które pomogą zorganizować udane spotkanie.

Wskazówki dotyczące prowadzenia dyskusji w formule roundtables dla moderatora

Każdy stolik to okazja do zbudowania 40 minutowej wspólnoty. Chodzi o to, by uczestnicy danego stolika poczuli się razem komfortowo.
Na początku przy stoliku siedzi moderator/prowadzący – tak więc istotne, by Państwo byli tam już w czasie przerwy jako pierwsi. Stolik nie powinien pozostać bez gospodarza!
Przed zajęciem miejsca, proszę się upewnić, że jesteście przy właściwym stoliku. Często dochodzi do pomyłek.
Na każdym stoliku znajdziecie Państwo kartkę z listą – prośba o dopilnowanie, by uczestnicy wpisali się na nią.
Warto poinformować do jakich wniosków powinna prowadzić sesja, by dyskusja „nie zbaczała” na inne tematy.
Oprócz celu dobrze jest mieć plan dyskusji. Trzeba jednak do tego podchodzić elastycznie, godząc cel z rzeczywistymi zainteresowaniami uczestników. Warto mieć własną narrację na wypadek słabego zaangażowania grupy, choć zwykle kwestie do dyskusji wysuwają jej uczestnicy.
Dobrą praktyką jest prośba na początku spotkania o krótkie przedstawienie się, tak by było jasne, kto z jakiej branży się wywodzi. Dodatkowo moderator może zapytać o zagadnienie, które dana osoba chciałaby poruszyć na roundtable. To pozwoli na bieżąco wyznaczyć zagadnienia priorytetowe dla grupy.
Warto zapytać uczestników o ich doświadczenia związane z tematem – czy jest coś, czym mogliby się ew. podzielić z uczestnikami.
Jeśli tylko starczy na to czasu, warto na koniec poprosić każdego z uczestników, by krótko powiedział, co najważniejszego usłyszał/zapamiętał z sesji.
Czas szybko płynie w trakcie ożywionej dyskusji, na ogół udaje się zrealizować tylko część planu. Jednak ważne jest, by wszystkie stoliki w tym samym czasie kończyły dyskusję. Z góry dziękujemy za zwrócenie na to uwagi. Dlatego 3 minuty przed końcem czasu dla danej rundy poinformujemy Państwa o tym!

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości czy pytań, oczywiście prosimy o kontakt:

Łukasz Suchenek
Evention
[email protected]
Tel.: 695506945